The full guide for employees when traveling for business

Rencontrer des clients en Allemagne, négocier des partenariats en Russie, assister à des congrès aux États-Unis… Il y a de nombreuses raisons d’envoyer des employés à l’étranger ! Certaines entreprises sont désireuses de réduire leur impact environnemental ou de limiter les coûts supplémentaires, elles essaient donc d’organiser le moins de voyages d’affaires possible. Mais parfois, voyager en personne est inévitable. Par conséquent, les employeurs doivent comprendre les 5 éléments clés de l’organisation de déplacements à l’étranger. Mais d’abord, revenons à la définition du voyage professionnel.

Le voyage professionnel à l’étranger est également appelé “mission”, il remplit les conditions suivantes:

  • Les employés voyagent moins de 90 jours consécutifs
  • Dans le cadre de son travail, il passe moins de 180 jours à l’étranger chaque année

Si ces conditions ne sont pas remplies, nous ne parlerons plus de “missions” à l’étranger, mais de “rapatriement” ou de “détachements”. Les responsabilités des employeurs varieront considérablement ! En ce qui concerne les déplacements internationaux des employés, ce sont vos trois principales obligations en tant qu’employeur.

Avant le départ : l’employeur est tenu de préparer le voyage de l’employé

Avant d’envoyer des employés hors du lieu de travail en déplacement à l’étranger, les employeurs doivent se préparer correctement à travailler à l’étranger.

Informer, prévenir et éduquer les employés

Ce qui est certain, ce ne sont pas les salariés qui préparent la mission à l’étranger. L’employeur a plutôt assumé cette responsabilité. Avant d’envoyer des employés dans un autre pays pour affaires, vous devez vous informer de tous les risques inhérents aux voyages:

  • Conditions d’hygiène sur le site de la mission : il existe des maladies infectieuses et il est difficile d’obtenir des soins médicaux … 
  • Sécurité : danger, enlèvement, agression, guerre, terrorisme … 
  • Condition de travail 
  • Pour recueillir les informations nécessaires, vous pouvez consulter les conseils de voyage fournis par le ministère des Affaires étrangères. Ensuite, il vous incombe d’aviser les employés. Envoyez-leur des déclarations de prévention et de sensibilisation sur les risques détectés.

Avertissez la sécurité sociale avant vos déplacements à l’étranger

Avant d’effectuer un voyage professionnel à l’étranger, vous devez en informer l’Assurance sociale.

Sinon, si un employé est obligé de prendre en charge des frais médicaux, il sera obligé de:

  • Payez vous-même ces frais supplémentaires 
  • Utilisez votre couverture d’assurance sociale personnelle au lieu d’une couverture professionnelle (bien qu’elle présente plus d’avantages!)

Souscription à une assurance voyage professionnelle pour les employés effectuant des tâches

L’efficacité de la sécurité sociale française pendant les déplacements à l’étranger est bien inférieure à celle de la France. Par conséquent, une assurance supplémentaire doit être ajoutée.

Organiser la logistique du voyage

L’employeur devra organiser le voyage de l’employé à l’étranger, et pour ce faire, il devra sûrement avoir recours à la location de voitures ou de vols en avions en cas de voyages loin. Everest vous permet de profiter d’avantages avec nos partenaires:

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Everest est la solution pour vos déplacements à l’étranger:

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