Face au Covid-19, comment déployer un lieu de travail numérique en situation d'urgence?

Les outils numériques indispensables pour travailler efficacement à distance pour les petites entreprises

Face à la propagation du coronavirus, les gouvernements demandent aux entreprises de promouvoir des arrangements temporaires de télétravail. Certaines entreprises se sont préparées à gérer une utilisation massive du télétravail des semaines avant les annonces officielles. Ces dernières années, les outils de collaboration se sont multipliés et sont désormais essentiels au bon fonctionnement d’une organisation de télétravail. La plupart des études ont montré que les employés qui travaillent à domicile travaillent mieux, plus longtemps et ne perdent pas vraiment en efficacité. Cependant, il y a certains défis à relever. Quels outils et ressources numériques nos organisations peuvent-elles utiliser pour faciliter un télétravail sans faille ?

Si vous êtes une petite équipe et si vous ne savez pas quels outils utiliser pour le télétravail, nous avons sélectionné des outils de collaboration essentiels que nous utilisons en permanence. Ils pourraient améliorer votre efficacité, même en cas de télétravail, et peuvent être mis en œuvre très facilement et rapidement pour les petites équipes.

Outils numériques essentiels pour faciliter le télétravail

1.  Pour partager des documents et des fichiers

Afin de pouvoir travailler à distance et efficacement avec votre équipe, il est important de pouvoir accéder à tous les documents de travail. Avec Google Drive, vous pouvez créer et enregistrer tous vos documents dans le Cloud, au lieu de les stocker sur un serveur interne uniquement accessible depuis le réseau de votre entreprise. Cet outil vous permettra d’accéder à vos documents à tout moment, depuis n’importe quel appareil. De plus, vous pourrez partager vos documents avec vos collègues à tout moment et déterminer l’accès que vous souhaitez leur donner (consultation, modification, ajout de commentaires). Cet outil est particulièrement pratique pour le travail collaboratif.

WeTransfer est certainement le service en ligne le plus populaire pour l’envoi de fichiers volumineux. Il vous suffit de vous rendre sur le site, d’entrer l’adresse électronique de la personne qui doit recevoir le fichier, votre propre adresse électronique et un message d’accompagnement (facultatif). Il est possible de saisir jusqu’à 20 adresses de destinataires différentes. Wetransfer vous permet de transférer tout fichier jusqu’à 2 Go vers une ou plusieurs adresses e-mail, et les destinataires n’ont qu’à cliquer sur le lien envoyé pour y accéder. Les destinataires reçoivent une notification dans leur boîte aux lettres électronique avec un lien pour télécharger le fichier. Le lien reste actif pendant 7 jours, puis le fichier est retiré des serveurs.

2.  Pour maintenir une communication fluide

Lorsque l’on travaille loin les uns des autres, maintenir une communication fluide devient souvent un défi. Des outils comme Slack peuvent réduire ces distances. Slack vous permet d’avoir des conversations organisées. En effet, les conversations se déroulent dans des espaces dédiés, appelés “canaux”. Chaque chaîne peut être dédiée à une équipe de travail, à un projet ou à un sujet. De plus, aussi rapide que les courriels, cette solution vous permet d’avoir des conversations fluides, d’être entre collègues et favorise la collaboration.

Cisco Webex Meeting, qui permet les réunions en ligne et le partage d’écran, et Microsoft France, qui propose aux entreprises une version professionnelle de sa plateforme de collaboration et de vidéoconférence, Teams, pendant six mois. De nombreux outils existent également pour l’organisateur de vidéoconférences, comme Google Hangouts. Cela vous permet de planifier vos réunions, mais à distance!

3. Pour mieux gérer les tâches quotidiennes

Asana

Asana est un outil de productivité recommandé par tous les amateurs de solutions qui vous permettent de travailler plus efficacement et plus intelligemment. En plus de remplir les fonctions clé de gestion des tâches et de gestion de projet, Asana est conçu comme un outil de collaboration pour rendre le travail d’équipe plus fluide, plus clair et plus efficace. Une fois inscrit, vous aurez accès à une interface claire et fluide. Sur la droite, se trouve un volet qui vous permet de parcourir les projets et les tâches à partir de dossiers et de tags. Vous trouverez également une liste des membres de votre équipe. En haut de l’écran, un menu vous permet d’accéder à vos tâches. C’est là que vous organiserez l’achèvement d’une tâche ou que vous la déléguerez à un collaborateur ou à une équipe. Asana propose également toute une série de raccourci clavier pour aller encore plus vite. Asana permet également des solutions mobiles pour vous permettre d’accéder à toutes vos informations utiles lors de vos déplacements.

Trello

Trello: une solution utilisée par de nombreuses entreprises de toutes tailles. Il est vrai que Trello est un outil simple à mettre en œuvre et particulièrement efficace. Trello permet de tout organiser simplement, seul ou en équipe. Oubliez les échanges par courrier électronique, les tableurs ou la gestion compliquée. Trello propose un tableau par projet facilitant une vue à 360° de votre projet.

4.  Pour gérer les dépenses de l’équipe (et plus encore)

Everest est une solution tout-en-un qui propose des outils de gestion des dépenses, des cartes d’entreprise virtuelles et plastiques. Everest offre un service 100% en ligne, accessible directement depuis le bureau de votre ordinateur. Vous pouvez ouvrir un compte, commander des cartes, gérer les dépenses de votre équipe et bénéficier d’offres communautaires exclusives à partir d’une seule plateforme.

Gérer les dépenses et augmenter le pouvoir d’achat: Everest vous permet de gérer vos achats grâce à des outils de gestion des dépenses intelligents. La carte d’entreprise permet un budget d’achat flexible et la possibilité de payer plus tard. Le titulaire de la carte peut recharger la carte à partir de son compte bancaire si nécessaire.

Commander plusieurs cartes pour toute l’équipe: vous bénéficiez d’une grande flexibilité et car il est possible de commander des cartes autant que nécessaire pour les membres de votre équipe, par exemple pour les commerciaux en déplacement. De plus, vous pouvez contrôler les limites de dépenses allouées pour chaque carte depuis votre tableau de bord Everest.

Faire des économies sur les produits de première nécessité pour l’entreprise: Bénéficiez de réductions et d’offres spéciales sur les voyages internationaux : hôtels, location de voitures et d’un accès exclusif aux salons des aéroports.

Vous serez peut-être également intéressé par

PME : Comment créer sa boutique en ligne

Le coronavirus oblige les entreprises à fermer leurs portes alors que les gouvernements du monde entier s’efforcent d’interdire ou de limiter les contacts sociaux...

Comment déployer un lieu de travail numérique en situation d'urgence?

Face à la propagation du coronavirus, les gouvernements demandent aux entreprises de promouvoir des arrangements temporaires de télétravail...

Startup Apéro : le rendez-vous des entrepreneurs (même en ligne)

Le 11 février, Denis Kiselev, fondateur et PDG de SnapSwap, créateur d’Everest, est monté sur scène pour partager son inspirant voyage de la Silicon Valley au Luxembourg...

Vous souhaitez ouvrir un compte Everest?